В предыдущей статье мы объяснили, что такое IP-телефония для отдела продаж и как она выигрывает у мобильной связи со счётом 10:0. В этой статье мы хотим дать пошаговый алгоритм: как подключить IP-телефонию и получить результат.
Шаг 1: Определить зоны роста вашего отдела продаж.
Посмотрите на результаты по продажам за последние месяцы, выявите слабые места отдела, и определите функционал телефонии, который вам точно понадобится. Например, вы понимаете, что заявки есть, а продаж нет. Значит, вам необходим функционал записи разговоров, чтобы контролировать отработку клиента на всех этапах продажи. Если заявок мало, а менеджеры в основном звонят в холодную, то поможет подключение телефонных номеров для разных регионов и функционал звонка прямо из CRM для повышения скорости обзвона.
Шаг 2: Составить сценарий распределения звонков.
В зависимости от структуры департамента отдела продаж, количества менеджеров и бизнес-процесса работы с лидами, нужно определить, по какой схеме звонок должен поступать к менеджерам. Будет ли голосовое приветсвие и внутренние номера сотрудников?
Шаг 3: Выбрать провайдера.
Здесь важно знать, что IP-телефония складывается из двух отдельных услуг:
— аренда виртуальной АТС (именно она отвечает за интеграцию с CRM-системой, сценарии распределения и запись звонков)
— предоставление услуг связи (оператор связи также подключает для вас телефонные номера).
Вы можете выбрать одну компанию, которая подключит и АТС, и связь, а можете разные.
При выборе сервиса нужно сразу понимать, как он будет интегрирован в вашу CRM.
В данный момент в России более 400 компаний-поставщиков IP-телефонии. Мы в IQ-CRM занимаемся комплексным внедрением CRM-систем и IP-телефонии, и понимаем, какого провайдера выбрать, например, для подключения IP-телефонии к amoCRM. Поможем найти лучшую связку по цене/качеству в зависимости от вашей CRM и бизнес-процессов.
Шаг 4: Организовать интернет.
Можно использовать сотовую или интернет-сеть: WiFi, 3G, 4G, LTE.
Кстати, здесь можно встретить популярное возражение против IP-телефонии: а что, если произойдет сбой в работе интернета? Для решения этой проблемы можно настроить переадресацию вызовов на мобильные телефоны сотрудников в случае отсутствия IP-соединения, либо использовать специальные симкарты, чтобы вообще не зависеть от интернета. Об этом как раз в следующем пункте.
Шаг 5: Выбрать принимающие устройства.
Для подключения IP-телефонии не нужно докупать никакое “железо”. Нужно просто выбрать, на какое устройство ваши менеджеры будут принимать звонки: персональный компьютер, ноутбук или смартфон. На это устройство устройство устанавливается специальное приложение, и все.
Если ваши продажи построены так, что менеджеры постоянно находятся в офисе, без выезда на встречи, а сделки не персонализированы (любой звонок может принять любой менеджер в отделе), вам будет удобно использовать ПК или ноутбук. В этом случае на него устанавливается специальное приложение (софтфон), либо используется прямо из браузера без установки. К устройству потребуется гарнитура, с помощью которой менеджер будет разговаривать с клиентом. Входящие звонки будут появляться прямо на экране компьютера.
Если ваши менеджеры часто выезжают на встречи, а сделки привязаны к ответственным, то лучше будет использовать мобильные телефоны. И здесь у вас есть два варианта:
— точно так же установить на мобильное устройство приложение (софтфон), в этом случае связь будет зависеть от качества интернет-соединения.
— либо поставить в мобильные телефоны специальные для IP-телефонии FMC-симкарты, в этом случае интернет на телефоне не понадобится. Симкарты часто входят в пакет подключения от провайдера.
Шаг 6: Выбрать виртуальные номера.
Это тот номер, который увидит клиент на вашем сайте или при входящем звонке от менеджера. Номер может быть один или несколько (например, свой номер для каждого региона или рекламного канала).
Шаг 8: Подключить IP-телефонию и настроить интеграцию с CRM-системой.
Необходимо убедиться, что информация о звонках записывается в сделку в CRM, при новых звонках автоматически создаются новые карточки контактов, CRM ставит задачу на обработку пропущенных вызовов и т.д. Обязательно изучите, где хранится аналитика по звонкам.
Шаг 9: Обучить сотрудников.
После настройки программы не забудьте рассказать вашим менеджерам о новых процессах: как совершать и принимать звонки, как фиксировать и обрабатывать задачи в CRM, как переключать звонки на других сотрудников. Если вы этого не сделаете, сотрудники запутаются, и в отделе будет бардак.
Звучит просто, правда? Но не зря у IP-телефонии сложилась репутация сложной, лишней для обычного бизнеса программы: многие компании не выполняют все перечисленные шаги в полной мере, и в результате инструмент не дает никакого эффекта. Например, большинство пропускает задачи, связанные с анализом текущей ситуации в отделе, и в итоге IP-телефония внедряется бесцельно, впустую.
Это как самостоятельно сколотить стулья для менеджеров в отделе продаж, а после того, как все с них упали, сказать, что стулья — неэффективная мебель.
Мы в IQ-CRM уже несколько лет делаем все эти шаги за вас. Задача подключения IP-телефонии — это как раз та задача, которую лучше всего делегировать на аутсорс.
Оставьте заявку сейчас, чтобы уже в следующем месяце навести порядок в отделе и выполнить план продаж.
